現在弊社では、先日私のブログで紹介しましたDropboxを導入すべく、社内のデータを整理しています。

そこで、導入にあたっての備忘録を書いておきます。

利用の上で疑問に思われたことや、会社として導入される場合にご参考に。

１．Dropboxのファイル同期ってどうなっているの？

Dropboxのクライアントアプリをインストールすると、

デフォルトでは、マイドキュメントに「My Dropbox」というフォルダが作成されます。

そのフォルダは、他のローカルフォルダと同様に扱うことができます。

といいますが、ローカルフォルダと全く変わりません。

違う点は、「My Dropbox」に保存していると、自動的に差分がウェブにアップロードされ

その他のパソコンで、同じDropboxのアカウントでログインしていると自動的に差分をダウンロード

しているという仕組みです。

よって、「My Dropbox」にファイルを置いたから、ネットワーク越しにアクセスするので、

遅くなるとかは全くありません！ローカルにファイルを保存しているので。

また、ローカルにファイルを保存しているので、My Dropboxにファイルを移したから

といって、ハードディススクの空き容量が増えるわけでもありませんのでご注意。

 

２．他のアカウントとフォルダを共有のファイル容量に関して

例えば、50GBの契約をしているAさん、無料の契約のままの2GBのBさんがいます。

Aさんは、○×フォルダ（合計ファイルサイズ：10GB）のフォルダを共有し、

Bさんへ見せてあげようとしたとします。

そうするとBさんは、○×フォルダの中身を見ようとすると2つの課題があります。

（１）Bさんの契約を50GBへアップグレードする必要がある。

○×フォルダの中身は10GBなので、無料の契約では2GBまでしかアップできません。

しかし、閲覧だけなら○×フォルダ内も見ることができます。

ただし、BさんがファイルをローカルのMy　Dropboxや、ウェブ管理画面からアップロード

しようとしても、容量オーバーでアップできません。

（２）パソコンのハードディスク容量

「１．Dropboxのファイル同期ってどうなっているの？」にも書きましたが、単にアップされた

データの差分が、ダウンロードされてくるだけです。

そのため、もし、Bさんのパソコンで10GB以上の空きがなければ、ハードディスクが

いっぱいになり、ダウンロードできなくなります。

ちなみに、どのファイルからダウンロードするか指定できないため、どのファイルが

共有できていないかは、実際に比べてみないとわかりません。

 

３．閲覧制限したい

Dropboxでは、グループを管理し閲覧権限を管理するなど高度な機能はありません。

それがシンプルでよいところなのですが、部長以上が閲覧できるフォルダと、

社員さん全員が見ることができるフォルダと閲覧を分けたい場合がありますよね。

弊社では考えた結果、2つのアカウントを使おうと考えています。

・取締役以上が利用するアカウント　　　すべてのフォルダが閲覧可能
・その他の社員さん、アルバイトさんが利用するアカウント　一部のフォルダのみ閲覧可能

としたいと思っています。

取締役アカウントでログインしている人は、もし、社員さんやアルバイトの方が閲覧してもよい

フォルダなら、社員さん・アルバイトさんアカウントをShareします。

もちろん、個人情報が入っているフォルダなどは、Shareしません。

一方、社員さん・アルバイトさんがフォルダを作ったら、必ず取締役アカウントを追加してもらう

という次第です。

ただ「フォルダを作成するたびにShareしないといけないのか？」と思われるかもしれませんが、

Share設定は、サブフォルダに引き継がれますので、ペアレントフォルダに共有を設定するだけで、

実際にはすべてのフォルダをShare設定する必要がありません。

 

４．パソコンについて

上記でも再三かきましたが、My Dropboxフォルダに他の人が作ったファイルも

どんどんダウンロードされてきますので、ハードディスクの空き容量がすぐになくなります。

最近のパソコンであれば、ハードディスクが大容量化してますので、50GBや100GBなど

問題ないのですが、会社ですと数年前のパソコンも使っています。

そうすると、それだけ各パソコンに空き容量がない場合もあります。

弊社もその状態で、各パソコンを買い替えるか、ハードディスクの差し替えを考えています。

 

５．Dropboxのセキュリティ、バックアップについて

Dropboxは、AmazonS3を利用したシステムであり、最新のクラウド技術を利用しています。

最近、データがなくなったという事例がありました。

またクラウドという関係上、インターネットのどこにデータが存在しているか不明です。

そのため、

・データの損失
・データの漏えい
・サービス停止

が心配です。DropBox自体のバックアップもローカルのストレージへバックアップを予定しています。

また、個人情報や機密情報などは、漏えいしてもよいように暗号化しアップする予定です。

Dropbox導入にあたり、弊社で検討した課題でした。

その他Dropboxを利用して、さまざまなデータを共有をしておりますので、

セキュリティの問題もありますが、かける範囲でまた書きたいと思います。

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